Access es una herramienta que
administra y gestiona las bases de datos relacionales, el programa Access está
incluido en el paquete ofimático de la compañía Microsoft office, a eso se debe
Microsoft Access en su formas más simples Access, las bases de datos se
almacenan en los disco duro creando registro de información, con este paquete
ofimático no es necesario tener instalado un programa de bases de datos de alto
requerimientos el Microsoft Access te
ofrece una buena usabilidad y no necesitan tantos requerimientos como otros
pero como todo tiene su pro y contra.
Los programas que almacenan datos
la mayoría de sus objetivos son:
Almacenar datos: una base de
datos almacena datos relacionados con un asunto o propósito particular, ejemplo
(nombres, apellidos, número de identidad, teléfono, donde vive etc.). También
facilita las tareas de agregar, organizar, eliminar datos y actualizar. Algunas
veces tratamos de organizar una lista de nombres con sus teléfonos y no sabemos
dónde hacerlo de manera correcta pues este programa Microsoft Access tiene
todas esas herramientas. Aunque podemos usar un procesador de texto. O el más
simple de todos un bloc de notas.
Este nos permite buscar datos: a
la manera en que se almacenan los datos este tiene una identificación de cada
uno de ellos así le es fácil al usuario de encontrar los datos, por ejemplo buscar
todos los nombres que estén ubicados en la ciudad “356”.
Analizar: este programa lleva un
registro de la información almacenada por el usuario a la vez no permite
analizar esa información a través de reportes, en caso de que necesitemos
llevar un conteo de nuestros datos.
Manejar datos: como este programa
gestiona una base de datos, una de sus características principales es que nos
permite manejar con relativa facilidad grandes volúmenes de datos, por ejemplo
cambiar una tabla completa con otro nombre o si no que todos los datos de esa
misma tabla este en otra.
Compartir datos: la mayoría de
los programas de bases de datos permiten que más de un usuario acceda
simultáneamente a los mismos datos; esas
bases de datos se denominan bases de datos multi-usuario en la cual cada uno
puede guardar información en la misma.
Microsoft Access está compuesto
por:
Objetos de Access: estos se le
denominan a cualquier cosa o elemento sobre los que actúan la aplicación. En
una base de datos Access los objetos principales son (tablas, informes,
consultas, formularios).
Tabla: es donde la información de
una base de datos esta organizada en forma tabular, cada tabla contiene datos
de alguna entidad de información, por ejemplo una entidad en informática es una
representación de un concepto u objeto.
Consultas: es un objeto que nos
proporciona una vista o varias tablas, estas se pueden usar para hacer llamado
a una consulta, borrar, actualizar, o insertar datos en una tabla. También es
posible definir consultas que creen nuevas tablas a partir de las tablas existentes.
Una consulta puede ser una búsqueda simple de un registro específico o una
solicitud.
Formularios: es un objeto
diseñado para introducir, mostrar, o controlar la ejecución de las
aplicaciones. En los formularios también se pueden imprimir estos se
personalizan para una presentación e la base de datos.
Reportes: objeto diseñado para
calcular, imprimir, totalizar, y definir una buena información, los reporte son
parecidos a las consultas.
Macros: los macros se pueden
utilizar para ejecutar secuencias de operaciones de manera automática. Algunos
ejemplos de instrucción que pueden incluir en un macro son: validar campos,
abrir y ejecutar “QUERY”.
Para que sirven las bases de
datos
Todas las bases de datos, desde
la más compleja hasta las más sencilla tiene algo en común que es mantener la
información guardada. Por ejemplo si tenemos un negocio y necesitamos llevar la
contabilidad al día pero no llevamos un registro de esa información o lo
llevamos de forma manual, en ese caso se necesita un sistema y ese sistema
dependerá de la base de datos, supongamos que se tiene que guardar los pedidos,
precios, ingredientes y registrar las ventas hechas. A través del sistema y la
base de datos se le puede hacer una consulta o un reporte a los datos almacenado
en la base de datos.
Microsoft Access nos facilita que
podemos crear base de datos con tablas que almacenen nuestros datos. Para así
llevar un conteo de lo que se tiene en la empresa.
