¿Qué es Access?

Access es una herramienta que administra y gestiona las bases de datos relacionales, el programa Access está incluido en el paquete ofimático de la compañía Microsoft office,  a eso se debe  Microsoft Access en su formas más simples Access, las bases de datos se almacenan en los disco duro creando registro de información, con este paquete ofimático no es necesario tener instalado un programa de bases de datos de alto requerimientos el  Microsoft Access te ofrece una buena usabilidad y no necesitan tantos requerimientos como otros pero como todo tiene su pro y contra.

Los programas que almacenan datos la mayoría de sus objetivos son:

Almacenar datos: una base de datos almacena datos relacionados con un asunto o propósito particular, ejemplo (nombres, apellidos, número de identidad, teléfono, donde vive etc.). También facilita las tareas de agregar, organizar, eliminar datos y actualizar. Algunas veces tratamos de organizar una lista de nombres con sus teléfonos y no sabemos dónde hacerlo de manera correcta pues este programa Microsoft Access tiene todas esas herramientas. Aunque podemos usar un procesador de texto. O el más simple de todos un bloc de notas. 

Este nos permite buscar datos: a la manera en que se almacenan los datos este tiene una identificación de cada uno de ellos así le es fácil al usuario de encontrar los datos, por ejemplo buscar todos los nombres que estén ubicados en la ciudad “356”.

Analizar: este programa lleva un registro de la información almacenada por el usuario a la vez no permite analizar esa información a través de reportes, en caso de que necesitemos llevar un conteo de nuestros datos.

Manejar datos: como este programa gestiona una base de datos, una de sus características principales es que nos permite manejar con relativa facilidad grandes volúmenes de datos, por ejemplo cambiar una tabla completa con otro nombre o si no que todos los datos de esa misma tabla este en otra.

Compartir datos: la mayoría de los programas de bases de datos permiten que más de un usuario acceda simultáneamente a los mismos datos;  esas bases de datos se denominan bases de datos multi-usuario en la cual cada uno puede guardar información en la misma. 

Microsoft Access está compuesto por:

Objetos de Access: estos se le denominan a cualquier cosa o elemento sobre los que actúan la aplicación. En una base de datos Access los objetos principales son (tablas, informes, consultas, formularios).

Tabla: es donde la información de una base de datos esta organizada en forma tabular, cada tabla contiene datos de alguna entidad de información, por ejemplo una entidad en informática es una representación de un concepto u objeto.

Consultas: es un objeto que nos proporciona una vista o varias tablas, estas se pueden usar para hacer llamado a una consulta, borrar, actualizar, o insertar datos en una tabla. También es posible definir consultas que creen nuevas tablas a partir de las tablas existentes. Una consulta puede ser una búsqueda simple de un registro específico o una solicitud. 

Formularios: es un objeto diseñado para introducir, mostrar, o controlar la ejecución de las aplicaciones. En los formularios también se pueden imprimir estos se personalizan para una presentación e la base de datos.

Reportes: objeto diseñado para calcular, imprimir, totalizar, y definir una buena información, los reporte son parecidos a las consultas.

Macros: los macros se pueden utilizar para ejecutar secuencias de operaciones de manera automática. Algunos ejemplos de instrucción que pueden incluir en un macro son: validar campos, abrir y ejecutar “QUERY”.

Para que sirven las bases de datos

Todas las bases de datos, desde la más compleja hasta las más sencilla tiene algo en común que es mantener la información guardada. Por ejemplo si tenemos un negocio y necesitamos llevar la contabilidad al día pero no llevamos un registro de esa información o lo llevamos de forma manual, en ese caso se necesita un sistema y ese sistema dependerá de la base de datos, supongamos que se tiene que guardar los pedidos, precios, ingredientes y registrar las ventas hechas. A través del sistema y la base de datos se le puede hacer una consulta o un reporte a los datos almacenado en la base de datos.

Microsoft Access nos facilita que podemos crear base de datos con tablas que almacenen nuestros datos. Para así llevar un conteo de lo que se tiene en la empresa.